Was ist das HICS (Hospital Incident Command System)?

Bei Überschwemmungen, Bränden, Wirbelstürmen, Erdbeben, von Menschen verursachten Notfällen, Bedrohungen oder sogar geplanten Ereignissen müssen die Krankenhäuser so reagieren, dass die Bedürfnisse von Patienten, Personal und Besuchern erfüllt werden. Das HICS-System (Hospital Incident Command System) gibt ihnen einen Rahmen, auf dem sie schnell reagieren und die Reaktion auf das Ausmass der Situation abstimmen können. Das ist wichtig, weil die meisten Krankenschwestern, Ärzte oder Verwaltungsangestellten einen Vorfall großen Ausmaßes nicht tagtäglich bewältigen.

Was ist HICS?

HICS ist einfach ein standardisierter Ansatz zur Bewältigung komplexer Vorfälle. Jedes Krankenhaus, das dieses Verfahren anwendet, erklärt sich bereit, gemeinsame Grundsätze zu befolgen und im Falle eines groß angelegten Notfalls oder Ereignisses eine standardisierte Terminologie zu verwenden. Die Prinzipien des HICS gehen auf das Incident Command System (ICS) zurück, das in den 1970er Jahren in Kalifornien zur Bekämpfung von Waldbränden entwickelt wurde. Waldbrände in der Wildnis nutzen Ressourcen vieler verschiedener Organisationen, und diese Leute haben die Dinge nicht alle auf die gleiche Weise gemacht. Das ICS standardisierte die Reaktion auf Brände, was alle effizienter und sicherer machte.

Selbst innerhalb eines einzelnen Krankenhauses konnte jede Abteilung die Dinge anders handhaben. Genau wie bei einem Flächenbrand ermöglicht HICS dem Krankenhaus, seine Vorgehensweise bei einem Ereignis global zu standardisieren, selbst wenn jede Abteilung während des normalen Betriebs die Dinge auf ihre eigene Weise angeht. In der Feuerwehr führte die Einführung der ICS zu einer umfangreichen Standardisierung der Kommandostruktur der einzelnen Feuerwehren, was auch in der Krankenhausbranche allmählich geschieht. Das ist gut; die Menschen verstehen die HICS-Konzepte besser, wenn sie sie ständig anwenden.

ICS gibt es seit den 1970er Jahren. HICS wurde etwa 20 Jahre später populär, vor allem in Gebieten, die mit Waldbränden vertraut sind und sich mit der Anwendung von ICS wohl fühlen. Nach den Anschlägen vom 11. September 2001 führte die Bundesregierung das National Incident Management System (NIMS) ein, in das das ICS integriert ist. Seitdem ist das HICS landesweit und weltweit sehr viel verbreiteter geworden.

Die Vorteile von HICS

Das HICS hat fünf Hauptelemente, die zusammenwirken und es einem Krankenhaus ermöglichen, einen Vorfall effektiv zu bewältigen:

1. Entwicklung einer Kommandostruktur, die Doppelspurigkeiten eliminiert, skalierbar ist, um den Erfordernissen des Vorfalls gerecht zu werden, und einer vernünftigen Kontrollspanne folgt (größere Vorfälle erfordern mehr Führungskräfte)
2. Integration von Personen aus verschiedenen Teilen des Krankenhauses und von externen Stellen in die Kommandostruktur
3. Bedürfnisse identifizieren und Ziele zur Lösung des Vorfalls festlegen
4. Strategien entwickeln, um die Ziele zu erreichen
5. Unterstützung und Anleitung für diejenigen, die für die Umsetzung der Ziele verantwortlich sind (die taktische Reaktion)

Bewährte Praktiken, damit HICS funktioniert, beginnen mit der Planung. Es sollte jemand als Leiter des Notfallprogramms benannt werden, der den Notfallbetriebsplan (EOP) plant und leitet. Es sollte auch ein Raum im Krankenhaus vorhanden sein, der im Falle eines Vorfalls, der eine HICS-Reaktion erfordert, als Krankenhaus-Kommandozentrale (HCC) genutzt werden kann. Im Idealfall wird das HCC über mehrere, dedizierte Telefonleitungen und Internet-Konnektivität verfügen. In einer modernen Einrichtung sollte das HCC über Redundanzen verfügen, um sicherzustellen, dass es auch bei einem Stromausfall in der Einrichtung weiter betrieben werden kann.

Überschaubare Kontrollspanne

Das HICS fördert die Verwendung einer überschaubaren Kontrollspanne, was bedeutet, dass keine Person zu viele direkte Berichte haben sollte. In der Regel wird empfohlen, Teams mit drei bis sieben Personen zu bilden. Mit anderen Worten: Wenn die Aufgabe mit fünf Personen bewältigt werden kann, sollte ein Leiter die Aufgabe übernehmen. Wenn für die Aufgabe 14 Personen benötigt werden, sollten mindestens zwei Teams gebildet werden, die jeweils einen eigenen Leiter haben, der die Arbeit leitet.

Dies ist einer der wichtigsten Grundsätze von ICS und HICS. Während des Tagesgeschäfts in fast jedem Unternehmen beaufsichtigen Führungskräfte oft Teams, die viel größer als sieben Personen sind. Das funktioniert, weil Mitarbeiter und Teammitglieder in der Regel Experten für die Aufgaben sind, die sie routinemäßig ausführen. Die Aufsicht beschränkt sich in dieser Situation auf außergewöhnliche Umstände, und die meisten Mitarbeiter sind in der Lage, Aufgaben ohne Eingreifen eines Teamleiters zu erledigen.

Ein Notfall oder ein besonderes Ereignis ist anders. Es handelt sich um eine einzigartige Situation, in der Menschen gebeten werden, Aufgaben zu erfüllen, die sie normalerweise nicht ausführen. Einige Aufgaben könnten dem ähneln, was sie jeden Tag tun, aber oft bringen sie eine Reihe von Fragen mit sich, die im Verlauf eines Vorfalls beantwortet werden müssen. Es ist wichtig, Führungskräfte nicht mit unüberschaubar großen Teams zu belasten.

HICS berücksichtigt die Kontrollspanne durch eine flexible organisatorische Kommandostruktur. Wenn z.B. ein medizinisches Gasleck in einem einzigen Teil des Krankenhauses die Evakuierung einer Abteilung erforderlich macht, bis die Wartungsarbeiten sie ausschalten können, könnte das Krankenhaus das HICS mit einem Incident Commander (siehe unten) und einigen Kommandostabsmitgliedern aktivieren, um die Abteilung anzuweisen, wie sie reagieren soll. Wenn sich das Leck so weit vergrößert, dass mehrere Abteilungen evakuiert werden, steigt die Zahl der Leiter jetzt so stark an, dass ein Incident Commander nicht mehr in der Lage ist, effektiv alles im Auge zu behalten, was geschieht. Der Incident Commander kann also jemanden zum Operationsleiter und einen anderen zum Logistikleiter ernennen. Diese beiden Personen sind dann in der Lage, ihre eigenen Teams zu leiten und auf den Vorfall zu reagieren, so dass der Incident Commander sich um andere Dinge kümmern kann, wie z.B. die Übermittlung öffentlicher Informationen und die Benachrichtigung einer zusätzlichen Krankenhausleitung.

HICS-Kommandostruktur

Ein grundlegender Grundsatz der ICS ist die klare Befehlskette, die aus dem Incident Commander und vier Sektionen besteht: Operationen, Planung, Logistik und Finanzen/Verwaltung. Je nachdem, wie komplex der Vorfall ist, kann jede HICS-Sektion weiter in Zweige, Einheiten und Teams unterteilt werden, die von Zweigstellenleitern, Einheiten- oder Teamleitern geleitet werden. Der Titel „Manager“ ist für Aufgaben reserviert, die mehrere andere Abteilungen übergreifen können, wie z.B. ein Staging Manager oder ein Patient Tracking Manager. Im traditionellen ICS gibt es zusätzliche Unterabteilungen, die im HICS normalerweise nicht verwendet werden.

Eine der Möglichkeiten zur Identifizierung von Führungskräften im HICS besteht darin, farbkodierte Westen zu tragen, in denen ihre Titel deutlich sichtbar sind. Die zu jedem Abschnitt gehörenden Farben sind unten aufgeführt.

Vorfall-Kommandostab (weiße Westen)

Der Incident Commander (IC) ist für alles verantwortlich, was passiert, wenn er oder sie für den Vorfall verantwortlich ist. Der IK wird die vier Sektionschefs anleiten und unterstützen, damit sie sich Ziele setzen und diese erreichen. Im Falle von Verwirrung oder Meinungsverschiedenheiten trifft der Incident Commander die endgültige Entscheidung. Der IK kann bei Bedarf über zusätzliches Personal verfügen, z.B. einen Beauftragten für Öffentlichkeitsarbeit oder einen Sicherheitsbeauftragten. Die Grösse des Personals des Incident Commanders richtet sich nach der Grösse und Komplexität des Vorfalls.

Der Incident Commander wird wahrscheinlich ein hochrangiger Krankenhausverwalter sein, wie z.B. der CEO, COO, Chief Medical Officer (CMO) oder Chief Nursing Officer (CNO). Einige Krankenhäuser werden den Notfallprogramm-Manager einsetzen, der wahrscheinlich die Person mit den besten Kenntnissen des HICS sein wird. Da Vorfälle zu jeder Tages- und Nachtzeit passieren, kann man auch davon ausgehen, dass eine Pflegeaufsicht oder ein Bereitschaftsdienst-Administrator die Rolle ausfüllen muss, bis ein ranghöherer Administrator einspringen kann.

In vielen Fällen wird es mehrere Personen geben, die für die Gesamtreaktion auf einen Vorfall (z.B. Brände, Gewalt oder Naturkatastrophen) verantwortlich sind. In diesen Fällen arbeiten Vertreter jeder für den Vorfall verantwortlichen Behörde in einem so genannten Einheitlichen Kommando zusammen. Aus dieser Einheitlichen Kommandogruppe wird jemand als Incident Commander bestimmt.

Stab der Sektion Operationen (Rote Westen)

In der Sektion Operationen wird der Großteil der Arbeit erledigt. Alle taktischen Entscheidungen zur Erreichung der Ziele des Zwischenfalls werden vom Leiter der Einsatzabteilung (Ops Chief) getroffen, der dem Befehlshaber des Zwischenfalls Bericht erstattet. Diese Position erfordert ein hohes Maß an technischen Kenntnissen über den Krankenhausbetrieb und wird daher aus der gleichen Gruppe von Kandidaten wie der Incident Commander besetzt. Erinnern Sie sich an den Pflegedienstleiter, der Incident Commander sein musste, als der Vorfall um 3:00 Uhr morgens begann? Sie ist die beste Person für den Job des Ops-Chefs, sobald der CEO auftaucht, um das Amt des IC zu übernehmen.

Die meisten der zusätzlichen Zweigstellen und Einheiten erscheinen im Operationsabschnitt, wenn ein Vorfall zunimmt und komplexer wird. Es ist wirklich wichtig, dass der Ops Chief die Zweigstellen nutzt, um eine überschaubare Kontrollspanne aufrechtzuerhalten.

• • Der Direktor der Abteilung Medizinische Versorgung wird dem Ops-Chef unterstellt sein und alle Aspekte der Patientenversorgung beaufsichtigen. Unter dem Zweigstellenleiter Medizinische Versorgung könnte es einen Leiter der Stationären Abteilung, einen Leiter der Ambulanten Abteilung, einen Leiter der Unfallstation, einen Leiter der Abteilung Verhaltensmedizin, einen Leiter der Abteilung Klinische Unterstützung und einen Leiter der Abteilung Patientenregistrierung geben.
  • Der Leiter der Infrastrukturabteilung ist für die Einrichtung verantwortlich. In den meisten Krankenhäusern wäre dies das Wartungspersonal. Dem Direktor der Zweigstelle Infrastruktur könnte ein Leiter der Abteilung Strom/Licht, ein Leiter der Abteilung Wasser/Abwasser, ein Leiter der Abteilung HLK, ein Leiter der Abteilung Gebäude/Boden oder ein Leiter der Abteilung Medizinische Gase unterstellt sein.
  • Der Direktor der Sicherheitszweigstelle ist ziemlich selbsterklärend und könnte einen Leiter einer Zugangskontrollabteilung, einen Leiter einer Massenkontrollabteilung, einen Leiter einer Verkehrskontrollabteilung, einen Leiter einer Suchabteilung und einen Leiter einer Schnittstellenabteilung für die Strafverfolgung beaufsichtigen.
  • Der Leiter der Zweigstelle für Gefahrenguttransporte ist für die Dekontamination von Patienten oder Einrichtungen und für die Reaktion auf Verschüttungen verantwortlich. Zu den Einheiten der Abteilung Gefahrgut gehören Detektion und Überwachung, Reaktion auf Verschüttungen, Dekontamination von Opfern und Dekontamination von Einrichtungen und Geräten.
  • Der Direktor der Abteilung Business Continuity ist derjenige, der die Computer am Laufen hält. Dies ist in der Regel eine IT-Führungsposition. Zur Geschäftskontinuitäts-Abteilung gehören die Abteilung für IT-Systeme und Anwendungen, die Abteilung für die Kontinuität der Dienste und die Abteilung für Aktenverwaltung.
  • Der Direktor der Zweigstelle für die Unterstützung von Familienangehörigen ist für zwei wichtige Aufgaben zuständig: die Abteilung für soziale Dienste und die Abteilung für Familienzusammenführung. Je nach Art des Vorfalls gehören diese Einheiten zu den am stärksten ausgelasteten. Auch wenn es sich um eine kleine Zweigstelle zu handeln scheint, könnte sie doch den größten Einfluss auf die Wahrnehmung der Öffentlichkeit haben, wie gut ein Vorfall behandelt wurde.

Planungsabteilung (Blaue Westen)

Der Leiter der Planungssektion untersteht dem Incident Commander und ist für die Verfolgung des Vorfalls und der Ressourcen verantwortlich. Der Leiter der Planungssektion plant eigentlich nicht, ist aber für die Erstellung des Plans und die Sammlung und Verbreitung von Informationen verantwortlich. Zu den Personen, die als Leiter der Planungssektion in Frage kommen, gehören alle Personen von oben sowie ein Personalleiter, ein Pflegedienstleiter oder ein Leiter von Einrichtungen.

Die Planungssektion ist viel kleiner als die Operationssektion mit vier Einheiten: Ressourcen, Lage, Dokumentation und Demobilisierung. Bei kleineren Zwischenfällen könnte der Leiter der Planungssektion alle Aufgaben dieser Abteilung allein übernehmen.

Sektion Logistik (Gelbe Westen)

Der Leiter der Sektion Logistik untersteht dem Incident Commander und ist dafür verantwortlich, alle für die Durchführung der Arbeit notwendigen Materialien, Personal, Ausrüstung und andere Ressourcen zu beschaffen. Der Leiter der Logistikabteilung könnte der leitende Beschaffungsbeamte des Krankenhauses, ein Leiter der Unterstützungsdienste, ein COO, ein Leiter der Einrichtungen oder ein Lagerleiter sein. Die Logistikabteilung ist nur zweitgrößer als die Betriebsabteilung. Es gibt zwei Abteilungen:

• Die Dienstabteilung kümmert sich darum, dass alle miteinander reden und versorgt werden. Der Direktor der Dienststelle untersteht dem Leiter der Kommunikationseinheit, dem Leiter der Verpflegungseinheit und dem Leiter der IT/IS-Ausrüstungseinheit.
• Der Direktor der Abteilung Unterstützung stellt sicher, dass der Leiter der Sektion Operationen alles hat, was er braucht. Die Unterstützungsabteilung hat bis zu fünf Einheiten: Versorgung, Arbeitskräftepool und Berechtigungsnachweise, Gesundheit und Wohlbefinden der Mitarbeiter, Transport und Familienbetreuung der Mitarbeiter.

Sektion Finanzen/Verwaltung (Grüne Westen)

Es ist wahrscheinlich kein Zufall, dass die Mitarbeiter der Finanzabteilung grüne Westen tragen. Der Leiter der Finanzsektion (kann auch als Leiter der Verwaltungssektion bezeichnet werden) verfolgt die Kosten und wickelt die Zahlungen ab. Wenn die Logistikabteilung etwas anfordert, beschafft (kauft) die Finanzabteilung es. Die Finanzsektion ist etwa so groß wie die Planungssektion, und wie ihre organisatorischen Geschwister kann der Leiter der Finanzsektion bei kleineren Vorfällen auch allein agieren. Gute Kandidaten für das Amt des Finanzchefs sind der Chief Financial Officer (CFO) des Krankenhauses oder eine andere Führungskraft aus dem Finanzbereich, der Direktor für Business Services, der Chief Information Officer (CIO), der Rechnungsprüfer/Controller oder der administrative VP.

Quellen für Artikel (einige auf Englisch)

1. Notfallmanagementdienste International, Inc. Geschichte von ICS – EMSI. Veröffentlicht 2019.
2. Shooshtari S, Tofighi S, Abbasi S. Vorteile, Hemmnisse und Einschränkungen bei der Verwendung von Hospital Incident Command System. J Res Med Sci. 2017;22:36. Veröffentlicht 2017 15. März 2017. doi:10.4103/1735-1995.202146